Secrétariat médical : pratique et besoins des médecins

L’URPS des Médecins de Rhône-Alpes a fait réaliser par la société Kynos en janvier dernier une enquête sur les pratiques et les besoins des médecins en matière de secrétariat médical. 

Une secrétaire travaille en moyenne 27 heures par semaine pour accomplir en moyenne sept activités différentes. © Endostock
Une secrétaire travaille en moyenne 27 heures par semaine pour accomplir en moyenne sept activités différentes. © Endostock

376 – Un questionnaire a été envoyé aux 11 116 médecins libéraux de la région et 1 941 ont répondu. Parmi eux, 52 % emploient des secrétaires, 32 % ont recours au télésecrétariat et 23 % n’ont pas de secrétariat ou leur secrétariat est assuré par un conjoint collaborateur. Sans présenter de tendance particulièrement marquée, les employeurs de secrétaire(s) ont dans l’ensemble moins de 45 ans, sont plutôt spécialistes (spécialité médicale ou de plateau technique) et exercent en secteur 2. En revanche, les médecins qui recourent au télésecrétariat sont majoritairement des femmes, des médecins généralistes de secteur 1. Les médecins dans une autre situation sont plutôt des généralistes et de secteur 1.

La secrétaire et son coût

L’analyse des réponses des 1 016 médecins employeurs de secrétaire(s) révèle que plus de la moitié d’entre eux emploie une secrétaire, plus d’un quart en emploie deux, le quart restant en employant trois ou plus. Une secrétaire travaille en moyenne 27 heures par semaine pour accomplir en moyenne sept activités différentes : en priorité la gestion des rendez-vous, l’accueil et la réception des patients puis l’archivage de documents, ensuite, de l’aide aux patients, la transcription et la saisie de comptes rendus médicaux, puis la gestion des commandes et des stocks, la gestion des impayés et l’encaissement des règlements. S’ils préfèrent un secrétariat présentiel au télésecrétariat, c’est précisément parce qu’ils en attendent l’accomplissement de ces diverses tâches. 44 % des médecins employeurs consacrent moins de 10 % de leurs recettes brutes à la rémunération des secrétaires, 30 % d’entre eux de 10 à 14 %.

Un tiers des médecins employeurs estime être « à peu près informés » de la réglementation du travail, un tiers « pas vraiment » et 20 % « pas du tout ». Rien d’étonnant dès lors à ce que 45 % pensent avoir besoin d’aide dans leur rôle d’employeur.

Le télésecrétariat et ses inconvénients

Les 614 médecins rhônalpins utilisant le télésecrétariat recourent à une grande diversité de sociétés proposant ce service (103 sociétés citées !). Quel que soit le mode d’exercice du médecin, en cabinet individuel ou en cabinet de groupe, le nombre d’heures hebdomadaires couverte par le télésecrétariat est en moyenne de 44,8 heures, et cette amplitude constitue le principal avantage du télésecrétariat, dont l’inconvénient est que ses tâches se limitent à la prise de rendez-vous, à la transmission des messages et au transfert d’appels. Le coût mensuel varie de 20 à 2 000 euros mais s’établit en moyenne à 518 euros.

Le coût est le premier motif  cité par 468 médecins qui assurent eux-mêmes leur secrétariat ou qui bénéficient d’une aide bénévole. Si ces médecins avaient la possibilité de prendre un secrétariat, 6 sur 10 privilégieraient un secrétariat présentiel.

Parmi les besoins exprimés par les médecins qui ont répondu à l’enquête, on trouve notamment la nécessité de faire pression sur les pouvoirs publics pour l’obtention de subventions, d’une hausse des consultations et la baisse des charges sociales, et pour la simplification des déclarations. S’exprime aussi un besoin d’information sur le droit du travail, les recrutements et les licenciements.

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